Términos Y Condiciones Servicio De Notificaciones Y Gestión Asistida De Agenda

Fecha de Publicación: 12 de julio de 2022
Fecha Entrada en Vigor: 12 de julio de 2022

Este documento contiene información relevante para los Usuarios respecto al Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web. Por favor dedique algún tiempo para leer y comprender los presentes términos y condiciones de uso antes de y/o de continuar con el uso del servicio. El uso y/o interacción con el servicio informático indica que usted acepta y se obliga voluntariamente al cumplimiento de estos términos y condiciones sobre el servicio de notificaciones de HiMed Web. De no aceptar los términos de este documento, le pedimos abstenerse de utilizar y/o de interactuar con el servicio informático.

1. Introducción / FAQ
   Este documento contiene los términos y condiciones de uso del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda, el cual es provisto por HiMed Solutions S.A.S., sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia e identificada con el NIT. 900150913-7, domiciliada en la ciudad de Medellín, y quien para efectos de los presentes términos se denominará El Proveedor.
   A continuación encontrará respuestas a algunas preguntas frecuentes (FAQ) que le permitirán comprender mejor el contenido de este documento. Por favor dedique algún tiempo para leer y comprender los presentes términos y condiciones de uso antes de y/o de continuar con el uso del servicio.
• ¿Qué es HiMed Web?
  Es una solución informática, propiedad de El Proveedor, orientada al registro, conservación y administración de historias clínicas en la nube, al servicio del sector de la salud; que les permite a sus profesionales, tener la más completa información de sus pacientes de manera ágil, amigable y segura, y les posibilita además ofrecerles tiempo de calidad en sus consultas.
• ¿Qué es un Usuario de Licencia?
  Es toda persona autorizada por el titular de la Licencia de Uso del software ‘HiMed Web’ para acceder y hacer uso de los recursos informáticos y funcionalidades de La Plataforma, usando para ello las credenciales de identificación asignadas por la Institución Prestadora de Servicios en Salud.
• ¿Qué es un Usuario Paciente?
  Es toda persona natural que está sometida a los cuidados profesionales en salud ofrecidos, comercializados y/o prestados por el personal médico y/o Instituciones Prestadora de Servicios en Salud que administran, tratan y gestionan la información médica e historia clínica a través del software ‘HiMed Web’
• ¿Qué es un Partner Tecnológico?
  Son todas aquellas personas naturales y/o jurídicas, domiciliados dentro o fuera del territorio nacional de la República de Colombia, que, en virtud de relación civil y/o comercial con El Proveedor, suministran a este servicios, infraestructura y soluciones informáticas especializadas que soportan la operación del software ‘HiMed Web’ – en adelante La Plataforma – y/o complementan su servicio informático.
• ¿Qué es una Interfaz de programación de Aplicaciones (API)?
  Una API es un mecanismo que permite que dos componentes de software se comuniquen entre sí mediante un conjunto de definiciones y protocolos. Por ejemplo, el sistema de software del instituto meteorológico contiene datos meteorológicos diarios. La aplicación meteorológica de su teléfono “habla” con este sistema a través de una API y le muestra actualizaciones meteorológicas diarias en su teléfono. Respecto al Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web, la API es un conjunto de definiciones y protocolos que permite la intercomunicación de La Plataforma para con los servicios informáticos del Partner Tecnológico, y a través de éstos, la intercomunicación de La Plataforma para con los Servicios de Mensajería Instantánea habilitados por El Proveedor.
2. Condiciones y Políticas Relacionadas
   Los presentes términos y condiciones de Uso del Servicio incorporan por referencia las siguientes políticas y documentos
   • Política de tratamiento de datos personales de HiMed Solutions S.A.S., a la cual puede acceder haciendo clic aquí.
   • Términos y condiciones de uso del sitio web ‘www.medsas.co’; a los cuales puede acceder haciendo clic aquí.
   • Términos y condiciones de uso de ‘HiMed Conecta’; a los cuales puede acceder haciendo clic aquí.
3. Sobre el Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda
   El servicio de notificaciones y gestión asistida de agenda es un servicio informático asociado como Función Adicional al módulo Agenda del software ‘HiMed Web’. Este servicio permite a los Usuarios Paciente [A] recibir notificaciones y/o recordatorios sobre la programación, modificación y/o cancelación de citas, consultas y/o servicios en salud a través de los Servicios de Mensajería Instantánea (IM) habilitados por El Proveedor, según la parametrización efectuada por el Usuario de Licencia; y [B] confirmar y/o cancelar las citas, consultas y servicios en salud cuya prestación corresponda al personal médico y/o Instituciones Prestadora de Servicios en Salud que administran, tratan y gestionan la información médica e historia clínica a través de La Plataforma, con ocasión a la recepción por parte del Usuario Paciente de una notificación y/o recordatorio relacionado a los eventos médicos antes referidos.
4. Descripción del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda
   La Función Adicional que soporta el Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de ‘HiMed Web’ es un grupo de tareas, rutinas e instrucciones informáticas comunes a los programas informáticos del tipo ‘Chatbot’, orientadas a [A] el envío automatizado de comunicaciones prediseñadas a través de los Servicios de Mensajería Instantánea habilitados por El Proveedor, dirigidas a las personas registradas en la base de datos de ‘HiMed Web’ como pacientes y/o destinatarios de los servicios en salud prestados por el Titular de la Licencia Comercial de Uso del Software; [B] la recepción y procesamiento de respuestas obtenidas con ocasión al despacho de las comunicaciones antes referidas; y [C] el desatamiento de una consecuencia lógica sobre la programación de citas y/o consultas en la agenda de los Usuarios de Licencia, a partir de los resultados del procesamiento efectuado por parte del ‘Bot’ proveído por el Partner Tecnológico de El Proveedor.
   Las notificaciones, recordatorios y comunicaciones relacionadas al Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda se despachan de forma automática una vez se registra en la base de datos de La Plataforma la creación y/o modificación de Eventos de Servicio en Salud, tales como citas y consultas a servicios de medicina general y/o especializada.
   • Arquitectura Informática del Servicio
     En el despacho de mensajes y comunicaciones a través de los Servicios de Mensajería Instantánea habilitados, así como en la recepción y procesamiento de respuestas transmitidas por los Usuarios Paciente, intervienen los servicios e infraestructura de un tercero, quien ostenta frente a El Proveedor la calidad de Partner Tecnológico. Este último provee al primero una solución informática omnicanal inteligente que posibilita la integración de La Plataforma para con los servicios de este, y a través de ellos, con los servicios de Interfaz de Programación de Aplicaciones (API) de los Servicios de Mensajería Instantánea habilitados por El Proveedor.
     
     El procesamiento de las respuestas del Usuario Paciente se ejecuta sobre un programa que realiza tareas repetitivas, predefinidas y automatizadas – ‘Bot’ – suministrado por el Partner Tecnológico. Las comunicaciones surtidas de forma automática por La Plataforma a través de Servicios de Mensajería Instantánea pueden ser unidireccionales o bidireccionales. Las primeras, son de carácter meramente informativo, por lo que la eventual respuesta emitida por el destinatario (v.gr. Usuario Paciente) con ocasión a ellas no son objeto de procesamiento por parte del Bot que soporta la operación de la función. Las segundas, tienen por finalidad el desatamiento de una consecuencia lógica sobre las citas y/o consultas programados en la agenda de los Usuarios de Licencia. Las respuestas que el destinatario (v.gr. Usuario Paciente) emitiese con ocasión a las segundas son objeto de procesamiento por parte del Bot que soporta la operación de la función.
   • De los Identificadores del Servicio
     Por norma general, las comunicaciones del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda son remitidas en nombre de la Institución Prestadora del Servicio en Salud y/o del profesional en Salud que administra, trata y gestiona la información médica e historia clínica a través de La Plataforma, por conducto de las cuentas e identificadores que HiMed Solutions S.A.S. posee y/o controla en los Servicio de Mensajería Instantánea habilitados por El Proveedor. No obstante a lo anterior, su Prestador de Servicios en Salud puede haber configurado La Plataforma para la remisión de comunicaciones a través de las cuentas e identificadores de su titularidad y tenencia.
     Para identificar la procedencia del mensaje, tenga en cuenta que las comunicaciones despachadas por HiMed Solutions S.A.S. en nombre de los Prestadores de Servicios en Salud son despachadas desde las cuentas y/o identificadores reseñados en la tabla del numeral 4.1. de este documento y contienen en el cuerpo del mensaje la leyenda «HiMed, en nombre de [Nombre IPS] le informa (…)». Las comunicaciones despachadas directamente por su Prestador de Servicios en Salud se realizan a través de las cuentas y/o identificadores informados por ésta a sus Usuarios Paciente. En caso de presentar dudas respecto al remitente de la comunicación recibida, le invitamos a ponerse en contacto con su Prestador de Servicios en Salud.
   • Servicios de Mensajería Instantánea Habilitados
     Sin perjuicio de otros que El Proveedor llegue a habilitar, los servicios de Mensajería Instantánea habilitados en la versión publica y a través de los cuales ‘HiMed Web’ despacha, recibe y procesa comunicaciones son los siguientes

     Servicio de Mensajería Instantánea Habilitado	Cuenta y/o Identificador
     ‘WhatsApp’ desarrollado por WhatsApp LLC. Disponible para las Plataformas iOS, Microsoft Windows, MacOS, Android y KaiOS.	Número de teléfono aleatorio según disponibilidad del servicio del Partner Tecnológico, iniciado con prefijo internacional de los Estados Unidos de América.

   • Parametrización de las Comunicaciones
     El Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web es una función parametrizable por parte del Usuario de Licencia, quien tiene la posibilidad de configurar la clase de comunicaciones que La Plataforma despacha de forma automática a través de los Servicios de Mensajería Instantánea habilitados por el Proveedor. Así mismo, el usuario de licencia tiene la posibilidad de parametrizar la recepción y procesamiento de respuesta a los mensajes y comunicaciones despachadas por La Plataforma. Tenga presente que su institución prestadora de servicios en salud puede o no recibir confirmaciones a través del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web. Así mismo, Su Prestador de Servicios en Salud puede limitar el despacho de comunicaciones según su criterio, razón por la cual la tipología de comunicaciones que a continuación se detalla se enlista de forma global.
     Recuerde que la interacción del Usuario Paciente con el servicio de notificaciones y gestión asistida de agenda se encuentra condicionada a la recepción de un mensaje y/o notificación previo, por lo tanto, los Usuarios Pacientes no tienen la facultad y/o disposición para iniciar de forma unilateral la ejecución de las instrucciones informáticas que componen el servicio descrito.

     Tipo	Clase	Detalle
     Notificación de asignación de citas y consultas en la agenda de los Usuarios Médicos	Unidirecciona	La Plataforma envía a través del servicio de mensajería instantánea la información relacionada a la asignación de citas y/o consultas programados por su Institución Prestadora de Servicios en Salud. Según la parametrización del usuario de la licencia, también puede recibir notificaciones respecto a la edición y/o modificación de los eventos médicos programados en la Agenda de su Institución Prestadora de Servicios en Salud.
     El recordatorio y confirmación de asignación de citas o consultas en la agenda de los Usuarios Médicos	Bidireccional (puede admitir respuestas de SÍ o NO según parametrización del usuario de la licencia)	La plataforma envía a través del servicio de mensajería instantánea la información relacionada a las citas y/o consultas programados dentro de las siguientes 24 horas siguientes; y solicita al Usuario Paciente confirmar la asistencia o solicitar su cancelación enviando como respuesta una opción cerrada [Tipo opción A – B].
     La notificación de la cancelación de citas y consultas en la agenda de los Usuarios Médicos.	Unidireccional	La plataforma envía a través del servicio de mensajería instantánea la notificación de cancelación de las citas y/o consultas programadas, una vez dicha cancelación ha sido registrada en la base de datos de la plataforma.

     Cuando la parametrización dada por el usuario de licencia lo permita, el Usuario Paciente podrá responder a los mensajes de clase bidireccional con la pulsación de los botones.

     • Con la pulsación del botón «Confirmar», el evento médico informado quedará registrado como «Confirmado» en la base de datos de la plataforma;
     • Cuando el Usuario Paciente omita la pulsación de un botón o la contestación a los mensajes de clase bidireccional, la plataforma conservará la programación del evento médico, presuponiendo que el Usuario Paciente ha sido informado de la programación del mismo. En todo caso, los eventos médicos no confirmados por el Usuario Paciente quedarán programados en la agenda de la Institución Prestadora de Servicios en Salud para su atención, ante cuya inasistencia el profesional de la salud registrará la misma como «Inasistida»
     • Con la pulsación del botón «Cancelar», el Usuario Paciente recibirá un segundo mensaje solicitándole informar el motivo de la cancelación del evento, pudiendo para ello seleccionar entre el set de opciones Tipo opción A–B-C parametrizadas por el Usuario de Licencia, tras lo cual el evento médico quedará registrado como «Rechazado» en la base de datos de HiMed Web.

     La cancelación de citas y procedimientos a través del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web no tiene por finalidad la asistencia informática y/o autogestión para la solicitud y/o programación de eventos médicos. En caso de que el Usuario Paciente opte por la cancelación del evento a él informado, no podrá solicitar su reasignación a través del servicio informático. La cancelación del evento médico parte del Usuario Paciente habilitará a la Institución Prestadora de Servicios en Salud y/o a su médico tratante para disponer del tiempo ofrecido para la prestación del servicio. De haber cancelado involuntariamente el evento médico, comuníquese con su Institución Prestadora de Servicios en Salud para validar la disponibilidad de agenda y la programación de una nueva cita.

   • Condición General de Prestación
     El Usuario Paciente debe disponer de ciertos dispositivos, software y conexiones de datos que El Proveedor no proporciona para hacer uso del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web. tales como dispositivos y/o Sistemas Operativos compatibles con el Servicio de Mensajería Instantánea habilitado. El Usuario Paciente es responsable de todos los costes del plan de datos del operador, tarifas de internet y otros cargos e impuestos asociados con el uso de servicios de Internet.
5. Tratamiento y Seguridad de la Información
   La operación del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de agenda de HiMed Web hace uso de datos personales de las personas naturales registradas en la base de datos de la plataforma como Usuarios y/o destinatarios de los servicios en salud prestados por los profesionales y/o instituciones que administran, tratan y gestionan la información médica e historia clínica a través de La Plataforma. El responsable sobre el tratamiento de dichos datos es el titular de la licencia de uso no exclusivo de la plataforma, quien es el directo responsable de obtener todos los permisos y consentimientos necesarios para recopilar, usar y compartir la información y datos personales de los usuarios pacientes, así como de mantener publicada su política de privacidad y cumplir la legislación aplicable al tratamiento de datos personales de los Usuarios Pacientes. Sobre los mismos datos, El Proveedor actúa en calidad de encargado del tratamiento de datos personales.
   El Proveedor ha adoptado medidas técnicas y administrativas razonables para la conservación y protección De los datos personales alojados en la base de datos de La Plataforma. Para el correcto funcionamiento del servicio de notificaciones y gestión asistida, El Proveedor comparte con el Partner Tecnológico, de forma taxativa y a través de la Interfaz de Programación de Aplicaciones (API), el nombre y datos de contacto del Usuario Paciente. Bajo ningún supuesto y con ocasión a la prestación del servicio descrito en este documento, el Partner Tecnológico tendrá acceso a información de carácter confidencial y/o sensible de los Usuarios Paciente, Tales como datos relacionados a la historia clínica de los mismos, o los demás que conforme a la normativa vigente puedan clasificarse como reservados, sensibles y/o confidenciales.
   • Medidas de protección a la privacidad de los destinatarios del servicio.
     Los datos de contacto de los Usuarios Paciente que posibilitan el funcionamiento del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web son proveídos por el Usuario de Licencia, con base en la información reportada por el primero en los eventos médicos prestados por el segundo, en virtud de una relación de carácter legal, contractual o prestacional sanitaria. La información de carácter personal, y en especial aquellos datos que posibilitan el contacto del usuario paciente, son responsabilidad del Usuario de Licencia.
     Con el propósito de proteger el derecho de los usuarios pacientes a la privacidad, el usuario paciente podrá en todo momento revocar la autorización para recibir comunicaciones y/o notificaciones a través del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web, con la pulsación del botón «No» disponible junto al mensaje «¿Deseas seguir recibiendo este tipo de notificaciones?», el cual se despachará de forma automática tras todas las comunicaciones remitidas por la plataforma a través de los servicios de mensajería instantánea habilitados. Dicho mensaje informará igualmente un mecanismo y/o enlace para la consulta de los presentes Términos y Condiciones, así como de la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada por HiMed Solutions S.A.S. La ejecución de este comando desactivará la ejecución de las rutinas del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web sobre los eventos médicos en los cuales el Usuario Paciente se encuentre asociado y/o relacionado.
     Este comando no tiene por propósito la formalización de la revocatoria parcial o total sobre el consentimiento previo para el tratamiento de datos personales por parte de su Institución Prestadora de Servicios en Salud o Médico Tratante. Así las cosas, El Usuario Paciente continuará recibiendo otras clases de comunicaciones – a través de mensaje de texto y/o correo electrónico – con relación a los Servicios en Salud a él prestados por parte de su Institución Prestadora de Servicios en Salud o su Médico Tratante que administre la información clínica a través del software HiMed Web.
     En caso de haber revocado la autorización para recibir comunicaciones y/o notificaciones a través del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web, y encontrarse interesado en la suscribirse nuevamente al servicio, por favor comuníquese con su Institución Prestadora de Servicios en Salud o su Médico Tratante Para la rehabilitación en el servicio.
6. Contacto y Asistencia
   En caso de presentar dificultades o dudas respecto al el uso del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web, puede dirigir su inquietud a la dirección de correo electrónico ayudamed@himedsolutions.com. Recuerde que la especificidad sobre su inconveniente le permitirá a El Proveedor atender su comunicación de forma más ágil y asertiva.
   Si encuentra inconsistencias respecto a la programación, agendamiento, modificación y/o cancelación de citas, y consultas; o presenta inquietudes sobre el contenido y/o alcance de éstas, por favor contáctese con el profesional médico y/o la institución de salud responsable de la atención médica.
7. Modificación de Términos y Condiciones
   El Proveedor podrá modificar los términos y condiciones de uso de LA PLATAFORMA en cualquier momento, haciendo públicos en el sitio ‘www.conecta.medsas.co’ los términos modificados. Todos los términos modificados entrarán en vigor a los 10 (diez) días de su publicación.
8. De la Propiedad Intelectual
   Toda la información puesta a disposición y/o exhibida a través del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web, tales como imágenes, publicidad, nombres, marcas, lemas, logotipos y demás elementos de propiedad intelectual; son utilizados legítimamente por El Proveedor, sea porque son de su propiedad, porque tiene autorización para ponerlos a disposición o porque se encuentra facultado por el titular de los derechos de autor para hacerlo o en virtud de las decisiones 351 de 1993 y 486 de 2000 de la Comunidad Andina de Naciones y la ley 23 de 1982.
9. Jurisdicción y Ley Aplicable
   Estos términos y condiciones serán interpretados y ejecutados exclusivamente de acuerdo con las leyes de la República de Colombia, sin perjuicio de las provisiones sobre conflicto de leyes de cualquier país.
10. Autonomía e Integridad
    Si cualquier disposición de estos términos y condiciones de uso fuere declarada nula, inexistente, ilegal o ineficaz, las demás permanecerán vigentes, salvo disposición legal en contrario. En el caso de que dicha disposición nula, inexistente, ilegal o ineficaz afecte la naturaleza y obligaciones esenciales de los términos y condiciones de uso, El Proveedor se compromete a redactar unas nuevas cláusulas, a fin de informárselas a los usuarios del Servicio de Notificaciones y Gestión Asistida de Agenda de HiMed Web, a través de la forma dispuesta en el numeral 7° de este documento.