La custodia de la información clínica es una de las responsabilidades más importantes para los profesionales de la salud, especialmente cuando deciden cerrar su consultorio o IPS. En este blog, explicaremos los puntos clave que debes tener en cuenta, según la normativa, para que este proceso sea ordenado y cumpla con los requisitos legales.
¿Qué implica la custodia de la información clínica?
La custodia de la información clínica asegura que los datos médicos de los pacientes estén protegidos, organizados y disponibles durante el tiempo estipulado por la ley. Esto incluye:
- Confidencialidad: Garantizar que los datos solo sean accesibles para quienes estén autorizados.
- Integridad: Asegurar que los registros sean completos y fieles a la información registrada durante la práctica médica.
- Disponibilidad: Mantener los datos accesibles para futuras consultas, trámites o auditorías.
En Colombia, la normativa exige que los registros clínicos se conserven por un mínimo de 20 años, ya sea en formato físico o digital.
¿Qué debes hacer si cierras tu consultorio?
El cierre de un consultorio implica una serie de pasos que los médicos deben seguir para garantizar el cumplimiento de la normativa y la integridad de los datos clínicos. Estas son las principales acciones a tener en cuenta:
1. Organizar y custodiar los registros clínicos
Los datos pueden conservarse de manera física o digital, según lo decida el profesional. Si has utilizado un sistema como HiMed, podrás recibir un archivo digital organizado por carpetas, que incluye un inventario detallado de las historias clínicas de tus pacientes.
2. Notificar el cierre
Informa a las autoridades competentes y cumple con los procedimientos legales requeridos. Esto garantiza que el proceso de cierre sea formal y cumpla con los estándares normativos.
3. Comunicación a los pacientes
Notifica a tus pacientes sobre el cierre de manera rápida y eficiente utilizando el servicio de notificación por mensaje de texto de HiMed. Así, podrás asegurarles que su información estará disponible para trámites o consultas futuras.
¿Qué ofrece HiMed en este proceso?
Aunque el cierre de un consultorio es una responsabilidad directa del médico o la institución, HiMed facilita este proceso al entregar la información clínica de manera estructurada y organizada. Esto incluye:
- Archivos digitales organizados: HiMed entrega los registros clínicos con una estructura clara y ordenada por carpetas, facilitando su manejo.
- Garantía de integridad: La información entregada es fiel a los registros realizados durante el uso del sistema, siempre que se hayan llevado a cabo de manera cronológica y completa.
- Inventario documentado: Recibirás un resumen de todos los datos almacenados, asegurando un control total sobre la información clínica.
Es importante aclarar que HiMed cumple hasta el punto de la entrega de la información. La custodia y el cumplimiento normativo posterior son responsabilidad exclusiva del médico o la institución.
Recomendaciones finales
- Asegúrate de que tus registros estén completos y organizados. Esto es clave para evitar complicaciones futuras en caso de auditorías o solicitudes de los pacientes.
- Define el formato de custodia más conveniente: Puede ser físico o digital, según tus necesidades y recursos.
- Consulta la normativa vigente: Infórmate sobre los requisitos legales específicos aplicables a tu práctica profesional para garantizar que todo el proceso sea transparente y cumpla con la ley.
El cierre de un consultorio médico requiere una planificación cuidadosa y un cumplimiento riguroso de las normativas relacionadas con la custodia de la información clínica. Aunque HiMed facilita este proceso al entregar los registros de manera estructurada, es responsabilidad del médico o la institución garantizar su correcta conservación y disponibilidad.
Si tienes dudas o necesitas más información, no olvides consultar con un experto en normativa de salud.
